Digitalisierung für Bildungseinrichtungen
Digitale Prozesse sollen den Alltag von Schülern, Studierenden, Lehrenden und Verwaltung vereinfachen - in der Praxis treffen jedoch häufig moderne Anforderungen auf gewachsene IT-Landschaften, getrennte Systeme und manuelle Abläufe.
Digitale Herausforderungen von Hochschulen und Bildungseinrichtungen
Bildungseinrichtungen arbeiten heute mit einer Vielzahl spezialisierter Anwendungen. Studienverwaltung, CRM, Marketing, interne Verwaltungssoftware, Websites, Formulare und individuelle Fachanwendungen erfüllen jeweils wichtige Aufgaben - arbeiten aber nicht immer nahtlos zusammen.
Dadurch entstehen Medienbrüche, doppelte Datenpflege und manuelle Prozesse. Informationen müssen zwischen Abteilungen oder Systemen übertragen werden, Ansprechpartner verfügen nicht überall über denselben Informationsstand und neue digitale Services lassen sich nur mit hohem Aufwand umsetzen.
Verteilte Daten und Systeme
Studierenden-, Interessenten-, Alumni- oder Unternehmensdaten befinden sich in unterschiedlichen Anwendungen und müssen mehrfach gepflegt werden.
Manuelle Verwaltungsprozesse
Wiederkehrende Aufgaben, Datenübertragungen oder Freigaben verursachen unnötigen administrativen Aufwand.
Fehlende Schnittstellen
Campus-Systeme, CRM, Portale und Individualsoftware wurden häufig unabhängig voneinander eingeführt und tauschen Daten nur eingeschränkt aus.
Gewachsene Softwarelandschaften
Bestehende Anwendungen erfüllen wichtige Aufgaben, erschweren aber die Umsetzung neuer digitaler Prozesse oder moderner Benutzeroberflächen.
Steigende Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit
Mit zunehmender Vernetzung müssen sensible Daten zuverlässig geschützt und Zugriffe klar geregelt werden.
Die Partnerschaft mit WareTec war für uns von Anfang an unkompliziert und auf Augenhöhe. Gerade bei Projekten, die viele Beteiligte und immer wieder neue Herausforderungen mit sich bringen, war es entscheidend, einen Partner zu haben, der schnell reagiert und mitdenkt. Die Zusammenarbeit ist geprägt von kurzen Wegen, klarer Kommunikation und echtem Lösungswillen - so stellt man sich eine gute Partnerschaft vor.
Anna-Magdalena Druško
Projektmanagerin Stakeholder & Kommunikation, FH Joanneum
Systeme verbinden statt Insellösungen schaffen
Die meisten Bildungseinrichtungen starten ihre Digitalisierung nicht auf der grünen Wiese. Campus-Systeme, CRM, Websites, Verwaltungssoftware und individuelle Anwendungen sind bereits vorhanden und erfüllen wichtige Aufgaben. Probleme entstehen häufig dort, wo diese Systeme Daten und Prozesse nicht miteinander teilen können.
Deshalb betrachten wir nicht nur einzelne Anwendungen, sondern die gesamte Systemlandschaft.
Über APIs, automatisierte Schnittstellen und individuelle Integrationslösungen verbinden wir bestehende Systeme miteinander. Daten müssen dadurch nicht mehrfach gepflegt werden und stehen dort zur Verfügung, wo sie für den jeweiligen Prozess benötigt werden.
Ein typisches Szenario kann beispielsweise so aussehen:
CAMPUSonline → Microsoft Dynamics 365 → Customer Insights → Portale & individuelle Anwendungen
Stammdaten werden aus dem führenden System übernommen, im CRM um Beziehungen und Aktivitäten ergänzt und anschließend für weitere Prozesse, Kommunikation oder digitale Services genutzt.
Welche Systeme dabei führend bleiben und welche Daten synchronisiert werden, hängt von den bestehenden Prozessen und Anforderungen der jeweiligen Bildungseinrichtung ab. Das Ziel ist nicht möglichst viel neue Software, sondern eine IT-Architektur, in der bestehende und neue Lösungen sinnvoll zusammenarbeiten.
Erfolgreiche Projekte aus Ihrer Branche
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ZiK - Hans Gross Zentrum für interdisziplinäre Kriminalwissenschaften
TXT: Sprache als Spur
Gemeinsam mit dem ZiK - Hans Gross Zentrum für interdisziplinäre Kriminalwissenschaften der Universität Graz entwickeln wir für das Bundeskriminalamt Österreich ein KI-Tool, das Schriftstücke analysiert und bewertet ob sich eine weitere Untersuchung durch ExpertInnen zielführend ist.
Das Projekt 'TXT - Sprache als Spur' soll die forensische Sprachwissenschaft in der Strafverfolgung besser integrieren.
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FH Joanneum
CRM-System & Campus Online Integration
Im Rahmen dieses Projekts übernahmen wir das bestehende CRM-System der FH Joanneum und erweiterten es um eine durchgängige Integration mit dem Studierendenportal Campus Online. In enger Zusammenarbeit mit weiteren Projektpartnern wurde eine Datenschnittstelle realisiert, über die sämtliche Studierenden-Informationen automatisiert in das CRM synchronisiert werden. Dadurch fließen Stammdaten und Studierendenaktivitäten in Echtzeit in das CRM und bilden dort die zentrale Datenbasis für alle relevanten Geschäftsprozesse.
Zusätzlich wurde das Microsoft Customer Insights Modul implementiert, über das die Abteilungen Marketing und Öffentlichkeitsarbeit Zielgruppen präzise segmentieren sowie personalisierte Kampagnen und Aussendungen direkt verwalten und versenden können. Das Projekt verbindet moderne CRM-Technologie mit einer effizienten Hochschulkommunikation und schafft so eine zukunftsfähige digitale Grundlage für die FH Joanneum.
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CAMPUS 02 Fachhochschule der Wirtschaft GmbH
CRM-System & Campus Online Integration
Im Zuge dieses Projekts wurde das bestehende CRM-System weiterentwickelt und nahtlos mit dem Studierendenportal Campus Online verbunden. Gemeinsam mit weiteren Projektpartnern entstand eine automatisierte Schnittstelle, über die relevante Studierenden- und Stammdaten zuverlässig in das CRM übertragen werden.
Damit stehen Informationen zu Studierenden, Aktivitäten und zugehörigen Prozessen zentral im CRM zur Verfügung und können von den beteiligten Fachbereichen effizient genutzt werden. Ergänzend wurde Microsoft Customer Insights eingeführt, um Marketing und Öffentlichkeitsarbeit bei der gezielten Segmentierung von Zielgruppen sowie bei der Planung, Personalisierung und Durchführung von Kampagnen zu unterstützen.
Durch die Kombination aus CRM-Erweiterung, Systemintegration und moderner Kommunikationsplattform entstand eine skalierbare digitale Grundlage, die interne Abläufe verbessert und eine zielgerichtete Hochschulkommunikation ermöglicht.
Smarte Lösungen für Bildungseinrichtungen
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